こんにちはRAMです。
会社で資料作りに悩んでいませんか？
あの人のように上手な資料を作りたい
自分にはセンスがないからキレイな資料は作れない
大丈夫です。資料作りはセンスではなく、コツです。いくつかのポイントを押さえることで誰でもキレイな資料を作成することができます。私も日頃いろいろな資料を見ますが、人によって作り方や色づかいなど違いがありますよね。
表現方法に絶対的な正解はありませんが、強いていうなら見る相手が内容を理解し、納得する資料であることがいい資料だと思います。
今から資料づくりに必要な内容をご紹介します。ぜひ参考にしてください。
目的を決める（誰に対しての報告で、何をしてほしいか）
資料を作るときには必ず目的が存在します。まずはそれを具体化しましょう。
このようにどんな資料でも報告相手と目的が存在します。まずココを明確にすることで、長編のプレゼン資料でも表現や軸がブレません。例えば後輩の教育資料であれば、難しい専門用語は控えるだとか細く説明を入れるなど工夫するでしょう。部長に企画予算を承認してほしい時は、予算の決定権がある方の目線に立ってメリットを伝えることで承認されやすくなるでしょう。基本中の基本ですが、意外と疎かにしがちですので注意しましょう。
資料の構成を決める（骨格）
報告相手と目的が決まったあとは、いきなり作り始めるのではなく、資料の骨格を作りましょう。具体的には、ページ数、ページタイトル、このページで言いたい主張、資料内容を１ページごとに表にします。
段取り八分という言葉がありますが、この段取りさえしっかりできていれば、あとは資料を肉付けしていく作業だけとなります。内容が決まっているのであれば、そこから先はテキパキ進められるでしょう。
資料作りは、この部分に時間をかけましょう。
使用する色は原則３色まで
色は基本的に３色までに留めましょう。色をたくさん使いすぎるとチカチカして見にくくなってしまいます。また、色の割合は下記を意識するとバランスがいいとされています。
ベースカラー
背景など広い面積で使うため薄めにする。メインカラーを明るくした色か、無彩色がいいでしょう。
メインカラー
全体のテーマ色であり基本となる色です。会社のコーポレートカラーや、報告相手が好みそうな色を意識するといいでしょう。
アクセントカラー
強調したい場所などに使う色。メインカラーから離れた色相にすると目立ちます。
グラフの使い分けについて
グラフは視覚的・直感的に内容を理解するのにとても便利なツールであり、必ずと言っていいほど資料には使うことでしょう。例えばデータの大きさを比べたい場合は棒グラフを使ったり、割合を表現する場合は円グラフを使うなど、適切なグラフを選びましょう。
グラフの種類と使い方
この表を参考にしてみてください。
文字に強弱をつける
文字の大きさ、太字、色を使いながら各情報が際立つように意識しましょう。そうすることで、何が書かれているのかが直感的に頭に入りやすくなります。
原色は使わない
原色を多用すると見にくい資料になってしまいます。逆に原色を控えることで落ち着いた印象の資料になりますので意識しましょう。
原色は良くも悪くも強すぎるので、もし原色を使うのであれば、特に強調したい場所などにピンポイントで使うとよいでしょう。
リアリティのある表現を意識する
数字などが専門的でピンとこなさそうな場合は、相手に伝わりやすい表現を使うテクニックもあります。使える機会は限定的ですが、広告など短い文字数でインパクトを与えるためには必須のスキルとも言えます。
まとめ
今回は資料作成についての内容を解説しました。
今回は触れませんでしたが、１ページに入れていい文字数は１００文字程度とされており、それ以上でも以下でも相手の理解度が下がるというデータがあります。ただ、私個人としては、文字は少なければ少ないほど良いという考えを持っており、資料を作る時は極力文字数を減らすことを意識しています。
今回の内容が一つでもタメになったと思っていただければ幸いです。今後も役に立つ仕事術や生活を豊かにするライフハックを中心に配信していきます。
最後までご覧いただきありがとうございました。
