こんにちはRAMです。
打ち合わせ、会議、整合、商談などのシチュエーションで議事録やメモをとる場面があると思います。手帳による手書きも良いですが、PCを持っているなら、より効率化した手段で議事やメモを取りましょう。
今回は、議事録の基本構成からアプリ別での特徴をご紹介します。
議事録の目的
議事録とは会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録してまとめ、それを関係者に共有するための文書のことをいいます。 あとで『言った』『言わない』で揉めることがないように重要な部分をハッキリと記載し、お互いが確認しサインすることもあります。
会議は”意思決定の場”であることに対し、議事録は会議で何が決まったか、誰がいつまでに何をやるのかを明確にする目的があります。
議事録の基本的な構成
✅基本事項・・・会議名、日時、場所、参加者数
✅記載項目・・・議題、背景、決定事項、課題、ToDoなど
※基本事項の内容はあらかじめ分かっていると思いますので、事前に記入しておきましょう
アプリ別の特徴
議事録を取ることができるアプリケーションはたくさんあります。
特に指定がない場合は、自分の使いやすいアプリを使うと良いでしょう。
会社ではMicrosoft Officeが主流だと思いますので、各アプリの特徴をご紹介します。
それぞれ一長一短であり、自分が使いやすい物を使えば良いと思います。
使ってみると意外と自分に合ったものが見つかるかもしれませんので、一通り使ってみましょう。
そして、あらかじめテンプレを作成し、すぐに開けるフォルダに保存しておきましょう。
タイピングを極めよう
せっかく準備を整えても、タイピングが遅いと意味がありません。
ブラインドタッチ＋ホームポジションでのタイピングは基本となりますので、時間がかかってもいいので必ず習得しましょう。
ブラインドタッチができると議事録だけでなく、メール、資料作成、プログラミングなどいかなる場合においても作業時間が早くなります。
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まとめ
今回は議事録について書いてみました。
結論としては、自分が書きやすいツールで書きやすいように書くのが一番ですが、今回紹介した内容で一つでも参考になれば幸いです。
今後も日々の生活に役立つライフハックや仕事術を中心に配信していきます。
最後までご覧いただきありがとうございました。
