こんにちはRAMです。
今回は、ビジネスメールの書き方と押さえておくべきポイントをご紹介します。
私も、日頃メールでのやり取りをしますが、人によって書き方やパターンがさまざまです。正解のない部分についてはある程度好きにして良いと思いますが、内容によっては相手に対して失礼になったり、内容がうまく伝わらない恐れがありますので、あらためて基本を押さえておきましょう。
TO、CC、BCCの使い分けについて
メールを送るときにまず考えるのが宛先だと思います。
TO、CC、BCCの違いを理解して適切に使い分けましょう。
- TO ・・・ メール内容を伝えたい相手、返信を求める相手を設定します
- CC ・・・ やりとりを把握しておいてほしい上司や、関係者などを設定します
- BCC ・・・ 他の送信先に対して送ったことを隠したい相手を設定します
CCに設定するときの相手は、基本的に返信を求めない相手となります。返信は求めていないが、やり取りを共有することで、上司への報連相がわりにも使えますし、メール内容に何か問題があれば上司はそれを見てアドバイスをすることもできます。
BCCでメールを受け取った相手は、TO、CCの送信先アドレスを確認できますが、他のBCCの送信先アドレスは見ることができません。BCCに設定すべき相手をTO、CCに誤って設定してしまうと問題となりますので、十分に注意しましょう。
『ご苦労様です』 『了解しました』を使わない
「ご苦労様です」は、目上の者が目下の者に対して、その働きをねぎらう時に使う言葉です。目上の相手へのメールにで使用しないように注意しましょう。また、「了解しました」は正しい尊敬語ではないと言われています。普段フランクに話をしている相手や社内の簡単な連絡ぐらいであれば問題ありませんが、取引先などには「承知しました」「かしこまりました」を用いましょう。
添付ファイルのサイズに注意する
あまりにも大きな容量のメールを送ってしまうと、受信者のPCに負荷をかけてしまいます。資料などを送る場合は、資料内に使用している写真を圧縮するなどして容量を軽くしましょう。また、動画などを送る場合は、社内であれば共有サーバの保存先リンクを送るなどの工夫をすることで、メール容量を軽くすることができます。
役職や御中には『様』をつけてはいけない
こちらもよく見られる例です。役職に「様」を付けたり、「御中」に「様」を付けるなど、宛名の敬称を誤るケースがあります。様は役職ではなく氏名に、御中には様を付けないので、気をつけましょう。
- 🙆正： □□□株式会社 営業部 部長 △△様
- 🙅誤： □□□株式会社 営業部 △△部長様
最初の挨拶の使い分け
取引先などに対するメールで、本文の最初の挨拶に最もよく使われるのは『いつもお世話になっております』などですが、ほとんど関わりがない相手や、初めてメールを送る相手に対しては『いつも』という言葉に違和感があります。細かいことですが、これから長く付き合っていきたいという思いを込めて『お世話になります』を使った方が無難でしょう。
御社・貴社・当社・弊社の使い分け
”御社”は実際に話すときの敬称であり、”貴社”は書き言葉での敬称となります。つまり、実際に会って話す場合や、電話では”御社”を使い、メールなどで書くときは”貴社”を使います。また、”当社”は主に社内などで使う表現となります。取引先などに自分の会社を表現する場合は”弊社”を使いましょう。取引先などに対して『当社の製品は〜』などと言ってしまうと上から言っているように感じてしまう恐れがありますので注意しましょう。
メールのテンプレを作っておく
メールの構成は、1.宛先 2.挨拶 3.名乗り 4.本文 5.署名 が一般的です。この基本の形を守って作成しましょう。また、受け取ったメールはなるべく早く返信することで相手に好印象を与えることができます。
■テンプレと注意点を以下にまとめました
近ごろでは挨拶や結びの言葉を簡素化している会社も多いようです。確かに、『見積書ちょうだい』→『了解』でやり取りが終わればものすごく効率がいいですが、大きな会社ほどテンプレ挨拶から抜け出すのは難しいです。それならば、形を決めて、挨拶文や署名などは毎回自動入力されるように設定するなどの効率化を図りましょう。
最後に
今回はビジネスメールの基本を解説しました。基本的な内容が多めでしたが、基礎ほど大切であり、特に初めてコミュニケーションを図る相手であれば、第一印象で誠実で信頼できる印象を与えることができるかもしれません。今回の内容が一つでもタメになったと思っていただければ幸いです。
今後も役に立つ仕事術や生活を豊かにするライフハックを中心に配信していきます。最後までご覧いただきありがとうございました。
