こんにちは、RAMです。
日頃、仕事をする中で、時間に対する価値を理解できていないのではないか？と思う人や場面を見ることがたくさんあります。
例えば、１分で済むような報告を、ダラダラと話し始めて、結論を言う頃には２０分が経過している・・・。
メールなどでも、３行で済むような内容を、新聞かよ！と思うぐらい長文で丁寧に伝えようとする方がいます。丁寧なのは良いことかもしれませんが、限度がありますし、相手に時間を割いてもらうということは、 “その相手の寿命を奪っていることと等しい” とも言えます。
本記事では、時間を有効に使うために『要約力』について学んでいきましょう。
要約力とは？情報を短時間で理解する力の重要性
要約力とは？
要約力とは、膨大な情報や複雑な内容の中から本質を見抜き、簡潔にまとめるスキルです。例えば、1時間のプレゼンを5分で説明したり、長い文章を1〜2行でまとめたりする能力がこれに当たります。
このスキルは単なる「情報整理」の手段にとどまらず、以下のようなメリットをもたらします。
- 他者に自分の考えを明確に伝える
- 時間を効率的に使う
- 論理的な思考を鍛える
現代社会では、膨大な情報が飛び交っています。スマートフォンを開けばニュース、SNS、広告などがあふれ、限られた時間で情報を処理する必要があります。この状況下で役立つのが「要約力」です。本記事では、要約力とは何か、なぜそれが重要なのか、さらにその力を伸ばす方法について解説します。
なぜ要約力が必要なのか？ビジネスや日常生活での活用例
要約力が必要になるシチュエーションは仕事/プライベートの中に潜んでいます。
ビジネスにおける活用例
- 会議やプレゼンでの効果的な説明
会議では、要点を簡潔に伝えられる人が信頼を得ます。「結論→理由→具体例」の流れで話すと、相手は短時間で内容を理解しやすくなります。例えば、プロジェクトの進捗報告をする際に、5分で全体像を説明できれば、聞き手の時間を節約できます。 - メールや資料作成の効率化
ビジネスメールや資料で、相手に読みやすく簡潔な文章を書くことは重要です。長文のメールを送るより、要点を箇条書きにする方が、相手にとって親切で時間を無駄にしません。 - 上司への報告・相談
上司に状況を報告する際、詳細をすべて説明する必要はありません。「現状→課題→解決案」のように、要点を絞って説明すると、相手にとって分かりやすく、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
日常生活における活用例
- 家族や友人との会話
家族や友人に何かを伝えるときも、要約力が役立ちます。例えば、「今日の出来事を簡単に話して」と頼まれたとき、重要な部分だけを話すことで会話がよりスムーズになります。 - 情報収集や比較
購入する商品のレビューやニュース記事を読むとき、長文をすべて理解するのではなく、要点をピックアップして比較する能力があると、効率的に意思決定ができます。 - 読書や学習の効率化
本を読むときに要約力を活用すると、内容を短時間で把握しやすくなります。「この章のポイントは何か？」を常に考えることで、理解が深まるだけでなく、復習もしやすくなります。
要約力を鍛えるためのおすすめ練習方法
日々の生活の中で、要約力を上達させるための取り入れやすい方法をご紹介します。
要約力を鍛えるための５つの方法
- 「3行でまとめる」練習
読んだ本や記事の内容を３行でまとめてみましょう。長い文章を３行にまとめることは、その文章のなかで本当に言いたいことを抜き出す必要があります。繰り返し行うことで、自然と要約力が磨かれます。
お笑い好きの方は、例えばすべらない話などを聞いてみて、どこに誰といった。何が起きた。オチは。というようにまとめてみると良いでしょう。もちろん、間やプロセスを無視するので面白くはなくなりますが(;^_^A - アウトプットをしてみる
学んだことなどを積極的に他者へ説明してみましょう。さらに自分の中で制限時間を設けることで要点を絞る力が養われます。習慣的に話をする相手がいると捗ります。 - 箇条書きを活用する
メモやノートに箇条書きで情報を整理する癖をつけると、重要なポイントが見えやすくなります。 - SNSで発信してみる
Twitter（X）やInstagramで体験や思ったことを発信するのも練習になります。プライベートを晒すのが嫌なのであれば、捨て垢で十分です。見られなくても自分の練習なので、気にせずどんどん行きましょう。 - 会社で積極的に議事録をとる
議事録をとるということは、人が話した言葉を短くまとめる必要があります。もっとも実践的な方法であり、やればやるほど上達することを体感できると思います。
要約力を鍛えた人が能力を発揮できる事例
要約力を鍛えればこんなことができます。具体的な自分の明るい未来をイメージすることで嫌な勉強も楽しむためのモチベーションアップにつながります。
1. ビジネスプレゼンテーションや会議での活躍
- 事例: 会議で議論が長引いているとき、要約力が高い人は議論のポイントを整理して簡潔にまとめ、議題を前進させる役割を担うことができます。つまり会議の中心人物となれるでしょう。
- 発揮ポイント:
- 長時間の会議を効率化し、決定事項を明確にする。
- 重要な提案を短時間で分かりやすく伝える。
2. 報告書やメールの作成
- 事例: 要約力が高い人は、長い議事録や複雑なデータを簡潔な報告書やメールにまとめ、相手が短時間で理解できる資料を作成できます。これにより上司から『あいつに任せておけば大丈夫』という印象を与えられるでしょう。
- 発揮ポイント:
- 読み手の時間を節約し、意思決定をスムーズにする。
- 重要な情報を逃さず、過不足なく伝える。
3. 教育や研修の場
- 事例: 教師や研修講師が複雑な知識をわかりやすく要約して教えることで、受講者の理解を助けます。
- 発揮ポイント:
- 学び手が重要なポイントを把握しやすくする。
- 複雑なテーマを噛み砕いて伝える。
4. 家族や友人とのコミュニケーション
- 事例: 複雑な話題や出来事を簡潔に説明することで、相手の理解を助けます。アニメや映画の内容などを要約して話すことで、相手が興味を持つきっかけを作れます（ネタバレして怒らせないように注意しましょう）
- 活用ポイント:
- 相手が話をわかりやすく理解し、興味を持ちやすくなる。
- 不必要に長い説明を避けることで、会話がスムーズに進む。
5. 旅行やイベントの企画
- 事例: 旅行のプランニングやイベント準備をする際、選択肢を整理して効率的に計画を進めます。
- 活用ポイント:
- 複数の情報を比較して、必要なポイントだけを抜き出す。
- メンバーに簡潔に説明して共有する。
6. 趣味や習い事での学びを整理
- 事例: 新しいスキルを学ぶ際、膨大な情報を要約して理解を深めます。
- 活用ポイント:
- 習い事や趣味で得た知識を整理してノートにまとめる。
- 復習や実践がスムーズになる。
まとめ
今回は『要約力』をテーマに記事を書いてみました。普段生活するうえでこの能力は必要不可欠とも言えますので、是非ともこれをきっかけに意識してもらうことで、どんどん得意になっていくと思います。仕事、コミュニケーション、計画、学び、家事など、あらゆる場面で要約力が活かせます。時間の効率化だけでなく、相手との信頼関係を深めたり、自分の生活をよりスムーズにする効果もあります。日常生活のちょっとした場面で意識してみると、要約力の活躍の場は無限に広がります！
